# 订单已经录进系统，还要再做一遍 Excel？AI 自动取值生成业务表格

来源: https://www.likelic.com/blog/ai-order-data-export-to-excel.html

数据已经在订单里，为什么还要重新复制到 Excel？
--------------------------

国际物流企业每天都会填写大量表格。

有的是内部表格。

有的是客户提供的模板。

有的是船公司、代理、仓库或其他合作方要求的固定格式。

例如一票海运订单已经在系统里维护好了：

工作号、

客户、

主单号、

船名航次、

起运港、

目的港、

件数、

毛重、

体积、

箱型箱量……

但到了下一步，需要做一份外部 Excel 时，操作人员往往还是：

打开订单，

看一个字段，

复制一下；

切到 Excel，

粘贴进去；

再回来找下一个字段。

系统里明明已经有了一套完整数据。

到了制单环节，却又人工录了一遍。

对于长期存在大量制单工作的货代企业来说，这部分重复操作其实非常多。

**默认立刻云系统内已经支持：1）打印功能，可以自己调整 A4 或其他纸张格式的打印模板，一键打印，2）也支持检索结果直接右键导出 Excel。**

但即使如此，还有很多外部表格，无法快捷完成。

因此，立刻云提供了：

**AI 订单取值。**

让系统里的订单数据，可以按照企业预先配置好的规则：

**自动提取、自动处理、自动转换，再填进指定 Excel 模板。**

场景一：一票订单，要做一张固定格式的舱单
--------------------

这是非常典型的一类场景。

例如企业已经在系统中维护好了：

主单号、

船名航次、

起运港、

目的港、

件数、

毛重、

体积，

以及其他业务信息。

但实际业务中，还需要按照指定格式生成一份：

**舱单 Excel。**

传统方式下，操作人员只能打开模板，再逐项从订单里抄。

如果一张表有二三十个字段，每天又需要做很多票，这件事会非常机械。

通过 AI 订单取值，可以提前配置：

**这个 Excel 需要哪些字段。**

比如：

主单号 → B2

船名航次 → C2

起运港 → D2

目的港 → E2

件数 → F2

毛重 → G2

之后业务人员打开订单，只需要：

**快速菜单 → AI 数据导出 → 选择对应模板。**

系统即可读取当前订单信息，并自动生成填写完成的 Excel。

场景二：客户有自己的 Excel 模板，我们不想让客户改
----------------------------

大客户合作中经常遇到一种情况：

**客户有自己的标准模板。**

它可能用了很多年。

字段顺序不能改。

表格样式不能动。

某些内容甚至必须填写在指定单元格里。

以前为了配合客户，操作人员只能按照客户模板手工填写。

而 AI 订单取值并不要求客户改变原来的 Excel。

管理员可以直接上传：

**客户现有的空白模板。**

然后告诉系统：

订单里的哪个字段，

应该填写到客户模板的哪个位置。

例如：

客户参考号 → C5

提单号 → D8

ETD → F12

目的港 → B16

件数 → G20

配置一次以后，后续同类型订单都可以继续使用。

这意味着企业可以在：

**不改变客户原有表格习惯**

的情况下，

把内部订单数据自动转成客户需要的格式。

场景三：系统里的值，和外部要求的值不完全一样
----------------------

真实业务里还有一个更麻烦的问题：

**并不是所有字段都能直接复制。**

例如系统里保存的是：

`SHANGHAI`

但某份外部表格要求：

`CNSHA`

或者内部记录的是：

`40HQ`

外部模板要求：

`40HC`

又或者一个字段里包含：

`昆山华远测试物流有限公司 / 上海分公司`

而最终 Excel 只需要其中的：

`昆山华远测试物流有限公司`

如果只是普通的 Excel 导出，这些内容还是需要人工重新整理。

AI 订单取值支持针对字段配置：

**数据处理**

以及：

**数据转换。**

可以针对具体字段设置处理逻辑。

例如：

**提取文本中的公司名称**

**将系统字段转换为指定编码**

**按照外部模板要求转换格式**

这样最终导出的数据，不一定只是系统原值的简单复制。

而是可以先经过处理，再写入 Excel。

场景四：同一票订单，要做不同对象的表格
-------------------

一票国际物流订单，可能并不是只需要输出一种文件。

例如同一票业务可能需要：

给客户一份 Excel；

给海外代理一份；

给内部操作部门一份；

再按照另一个模板生成舱单资料。

数据来源其实都是：

**同一张订单。**

区别只是：

每个人要看的字段不同，

表格格式不同，

字段名称不同。

传统方式下，相当于操作人员围绕同一票订单，反复制作不同 Excel。

而通过 AI 取值方案，可以分别建立：

**客户模板**

**代理模板**

**舱单模板**

**内部业务模板**

以后业务人员只需要选择：

**这次我要导出哪一种。**

系统再按照对应方案自动生成。

场景五：复杂字段，不只是“取出来”，还要“处理一下”
--------------------------

AI 订单取值和传统固定报表还有一个明显区别：

它不仅仅考虑：

**这个字段在哪里。**

还可以考虑：

**这个值出去之前，需要怎么处理。**

例如某个订单字段保存的是一整段文本。

而 Excel 最终只需要其中的一部分。

这时候可以配置 AI 处理指令。

例如：

**“从该字段中提取公司名称。”**

系统先读取原始数据。

再根据预设逻辑处理。

最后将处理后的结果写到指定位置。

对于那些过去需要操作人员：

看懂内容 → 判断 → 截取 → 再填写

的字段，会更加实用。

场景六：不同系统、不同客户，编码规则经常不一样
-----------------------

国际物流业务中，数据映射非常常见。

例如企业内部定义：

`上海`

外部系统可能要求：

`SHA`

内部业务类型叫：

`海运出口`

另一个模板要求：

`SE`

这些规则并不复杂。

真正麻烦的是每天都需要人工转换。

AI 数据处理中心支持提前建立：

**数据转换关系。**

系统读取到 A 值以后，可以自动转换为对应的 B 值，再写入 Excel。

也就是说：

**一次把规则告诉系统，后面由系统重复执行。**

这比让每一个操作人员都记住各种客户、平台和模板的转换规则，更容易统一。

一套规则配置好以后，操作人员不需要懂复杂逻辑
----------------------

这项功能背后可以配置很多内容：

需要提取哪些字段；

字段怎么处理；

是否需要转换；

写到 Excel 哪个位置；

使用哪一个 Excel 模板；

最终文件叫什么名字。

但这些工作并不需要每个操作人员每天重新设置。

通常可以由：

**管理员或业务负责人**

提前建立对应的“取值方案”。

例如：

**上海舱单导出**

**A 客户订单模板**

**海外代理预报模板**

配置完成以后，普通业务人员在日常使用时只需要：

**打开订单 → 选择 AI 数据导出 → 选择对应方案。**

复杂规则留在后台。

日常操作尽量简单。

从“人去找字段”，变成“系统按规则取字段”
---------------------

传统制表流程可能是：

**打开订单**

→ 打开 Excel

→ 找主单号

→ 复制

→ 找船名航次

→ 复制

→ 找港口

→ 复制

→ 调整格式

→ 转换编码

→ 检查

→ 保存

使用 AI 订单取值以后，可以变成：

**打开订单**

→ 选择导出方案

→ 系统自动取值

→ 自动处理

→ 自动转换

→ 自动填写模板

→ 生成 Excel

操作人员最终更多是在：

**检查结果。**

而不是重新制作整张表格。

AI 订单取值，不是普通的“Excel 导出”
-----------------------

很多业务系统本身都有 Excel 导出。

但普通导出通常是：

系统有什么字段，就按照固定列表导出什么字段。

而真实业务往往不是这样。

客户可能有自己的版式；

字段可能需要放到指定单元格；

部分内容需要转换；

部分内容需要 AI 从复杂文本中进一步提取。

所以 AI 订单取值更像是：

**把系统订单数据，重新加工成业务真正需要的 Excel。**

它不是单纯的：

**订单 → 数据表。**

而是：

**订单数据**

→ **字段提取**

→ **AI 处理**

→ **规则转换**

→ **指定位置填充**

→ **企业自己的 Excel 模板。**

和“AI 识别录单”刚好是两个方向
-----------------

前面介绍过 AI 单据识别。

它解决的是：

**客户资料怎么进入系统。**

例如：

托书

→ AI 识别

→ 自动填写订单

→ 人工复核

→ 保存。

而 AI 订单取值解决的是另一个方向：

**订单数据怎么从系统出去。**

例如：

订单

→ AI 取值

→ 数据处理

→ 自动填写 Excel

→ 输出业务文件。

所以两项功能组合起来以后，可以形成：

**外部单据 → AI → 系统订单 → AI → 外部业务表格。**

原来大量依靠人工复制粘贴的数据，可以尽可能在系统里直接流转。

一张订单的数据，应该尽可能只录一次
-----------------

货代系统真正提高效率的方式，不只是“把 Excel 搬到软件里”。

更重要的是：

**一份数据录入以后，后面的业务尽可能继续使用它。**

客户发来资料时：

AI 帮助录入。

订单进入系统以后：

操作、单证、结算继续使用。

需要对外制作 Excel 时：

AI 再从订单里自动取值。

这样一份业务数据就不需要在：

托书、

订单、

舱单、

客户表格、

代理表格

之间反复由人工搬来搬去。

立刻云 AI 订单取值
-----------

支持：

**从订单自动提取指定业务字段**

**复杂内容使用 AI 进一步识别处理**

**支持数据格式与编码转换**

**支持指定 Excel 单元格位置**

**直接使用企业自己的 Excel 模板**

**支持建立多套业务取值方案**

**配置完成后可使用真实订单模拟测试**

对于每天仍然需要从货代系统向各种 Excel 表格重复抄数据的企业来说，工作方式可以逐渐从：

**“打开订单，一个字段一个字段复制。”**

变成：

**“选一个模板，让系统自己填。”**