# 几十票提单、报关单还要一份份上传？电子文档可以批量归档到订单

来源: https://www.likelic.com/blog/batch-electronic-document-import.html

文件都在电脑里，为什么还要一票一票上传？
--------------------

国际物流业务每天都会产生大量电子文档。

例如：

提单、

报关单、

装箱单、

扫描件、

签收资料，

以及企业自己定义的其他电子附件。

这些文件往往先集中保存在：

桌面、

共享文件夹，

或者某个业务人员的本地目录中。

真正麻烦的是：

**怎么把几十份甚至几百份文件，分别放到对应订单里。**

传统方式通常是：

打开订单；

进入电子文档；

选择文件；

上传；

保存；

再查下一票订单。

如果一天只处理几份文件还好。

一旦是几十票批量归档，就会变成大量机械操作。

因此，立刻云提供了：

**电子文档批量操作。**

场景一：报关单扫描件集中回来，一次批量归档
---------------------

例如当天有 30 票出口业务完成报关。

报关行将对应的报关资料统一发送回来。

文件可能按照：

工作号、

报关单号，

或者其他业务编号命名。

这时候不需要逐票打开订单上传。

可以先把所有文件放进同一个文件夹，再通过：

**电子文档批量操作**

一次性导入系统。

导入以后，在列表中依次关联对应订单，最后统一保存。

相比：

**30 票订单打开 30 次，上传 30 次**

会简单很多。

场景二：文件名不规范，但扫描件里能看到单号
---------------------

实际收到的文档，并不一定都有规范文件名。

例如文件可能叫：

`扫描001.jpg`

`IMG_20260901.jpg`

但打开图片以后，可以直接看到：

主单号、

分单号、

工作号，

或者报关单号。

这种情况也可以批量导入。

系统导入文件以后，可以一边查看右侧预览，一边输入对应单号。

输入完成后敲回车，系统自动切换到下一份文件。

也就是说：

**文件先一次性导进来，再连续完成订单关联。**

比反复切换文件夹和订单界面更高效。

场景三：文件本来就是按工作号命名，可以自动匹配
-----------------------

如果企业内部文档管理比较规范，这个功能会更加方便。

例如文件名称直接使用完整工作号：

`SH202609001.pdf`

`SH202609002.pdf`

`SH202609003.pdf`

如果同一票订单有多份文件，也可以使用：

`SH202609001-1.pdf`

`SH202609001-2.pdf`

这类方式命名。

批量导入以后，可以直接使用：

**根据文件名刷新工作号**

系统自动读取文件名称，并尝试匹配对应订单。

匹配完成后统一保存。

这样整个过程就从：

**人工逐份找订单**

变成：

**文件名直接告诉系统应该归到哪一票。**

场景四：一票订单有多份文件，也不用重复处理
---------------------

国际物流业务中，一票订单往往不止一个附件。

例如一票业务可能同时有：

提单 PDF、

报关单 PDF、

扫描件、

客户确认件。

如果都使用同一个工作号命名，可以通过：

`工作号`

`工作号-1`

`工作号-2`

这样的形式进行区分。

系统仍然可以根据文件名中的工作号进行匹配。

这样一票订单对应多份文档时，也可以统一批量处理。

场景五：电子文档不再散落在个人电脑
-----------------

批量上传最大的价值，并不只是节省上传时间。

更重要的是：

**文件最终能够跟订单放在一起。**

当业务资料只存在员工电脑里时，后续经常会遇到：

同事休假，文件找不到；

员工离职，历史资料难以交接；

客户突然要一份旧单据，只能到处翻文件夹。

当电子文档和订单关联以后，后续再查询某票业务时，可以直接进入对应订单查看相关资料。

业务数据和业务文档就不会完全分离。

先规范文件名，效率会更高
------------

如果企业经常需要批量归档电子文档，建议在日常工作中尽量统一文件命名规则。

例如使用：

**工作号**

或者：

**工作号-1、工作号-2**

进行命名。

这样文件从生成的那一刻起，就已经具备订单识别信息。

后续批量导入时，系统可以直接根据文件名完成匹配。

相比每次人工判断：

“这份文件到底属于哪一票？”

会更加高效。

从“逐票上传”，变成“一个文件夹批量处理”
---------------------

传统文档归档：

**找订单**

→ 打开订单

→ 上传文件

→ 保存

→ 下一票

使用电子文档批量操作以后，可以变成：

**把文件集中到一个文件夹**

→ 批量导入

→ 自动或手工关联订单

→ 一次保存

对于每天需要整理大量提单、报关资料和扫描件的货代企业来说，会明显减少重复操作。

立刻云电子文档批量操作
-----------

支持：

**多份电子文档一次性导入**

**按工作号关联订单**

**按主单号、分单号、报关单号关联**

**支持图片预览后快速录入单号**

**文件名为完整工作号时可自动匹配订单**

**支持工作号-1、工作号-2等多文件命名方式**

**批量保存至对应订单电子文档**

适用于：

**提单集中归档**

**报关单批量上传**

**扫描件整理**

**历史业务资料补录**

**多票电子附件集中管理**

对于每天都有大量业务文件流转的货代企业来说，这项功能解决的是一个很直接的问题：

**文件可以批量收进来，也应该批量归到正确的订单里。**