# 货代还用 Excel 管单，和上系统差在哪？

来源: https://www.likelic.com/blog/excel-vs-forwarder-system.html

Excel 能不能管货代？当然能，问题是能管到什么时候
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**如果公司只有几个人、每天订单不多，大家共用几张Excel就能把业务说清楚，完全没有必要为了“数字化”三个字强行上一套复杂系统。**

Excel便宜、灵活、上手快。

新建一个表格，就可以记录：

1.  客户
2.  船名航次
3.  提单号
4.  箱号
5.  起运港
6.  目的港
7.  应收费用
8.  应付费用
9.  业务状态

甚至通过公式、筛选、数据透视表，也能做出不少统计。

所以问题从来不是：

**“Excel能不能做货代？”**

真正的问题是：

**当企业从几个人发展到几十个人，从每天几票发展到几十票、上百票，Excel这种依赖人工维护的方式还能不能继续支撑业务。**

很多货代真正开始考虑系统，往往不是因为Excel突然不能用了。

而是因为某一天发现：

**表越来越多，人越来越忙，数据却越来越说不清楚，甚至开始漏收费用。**

一天几十票：Excel还能用，但开始出现“重复劳动”
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先说明一下：

**“一天几十票、一天过百票、多公司”是本文为了方便理解企业发展阶段所做的场景划分，并不是立刻云官网给出的官方选型标准。**

立刻云官网目前可以核对到的公开口径，是L5面向中小型企业，其中价格页面提到**月单量约1000票以内**的数据检索表现；面对更大数据量和集团化组织，则有L7集团版本。

实际企业什么时候需要换系统，还是要看团队人数、业务复杂程度和内部管理方式。

### 在订单量不大的阶段，Excel其实很好用

假设一家货代公司只有3—5个人。

每天十几票、几十票业务。

销售、操作和财务坐在同一个办公室。

今天什么货、哪个客户、费用有没有确认，大家沟通一下基本都知道。

这种阶段下，一张Excel甚至可能比系统更方便。

因为：

修改灵活；

不用培训；

想加字段随时加；

做个临时报表也很快。

所以，小团队继续使用Excel本身没有什么问题。

### 真正的问题，是“一套数据开始录很多遍”

随着订单增加，一个典型现象会慢慢出现。

业务人员先录一次订单。

操作人员维护一次。

财务人员收到数据以后，再整理一次费用。

如果涉及报关，报关资料可能还需要再录一次。

同一个客户名称、同一个提单号、同一票费用，在不同表格或者不同软件之间反复出现。

这时候，问题就从：

**“有没有地方记录数据”**

变成了：

**“为什么同一套数据要录这么多遍？”**

这也是货代系统和Excel最大的区别之一。

Excel管理最常见的问题：一套数据录三遍
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立刻云产品介绍中，在“业财一体”部分直接把一个典型痛点概括成：

**一套数据录三遍。**

这个描述其实很符合不少货代企业的实际情况。

例如一笔付款。

### 第一遍：业务系统或者业务Excel

操作人员录：

供应商、费用项目、金额、币种。

### 第二遍：审批

需要请款时，再把：

订单号、费用、供应商、付款原因

复制到OA或者审批表。

### 第三遍：财务软件

审批结束以后，财务人员再根据前面的内容制作凭证，录入财务软件。

三次录入的数据，本质上可能是同一套。

问题不只是浪费时间。

每重复一次人工录入，就增加一次：

**金额录错、客户选错、费用漏掉、订单号填错的可能性。**

系统的价值，不是把Excel做得更漂亮
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真正的货代管理系统并不是：

**“把Excel表格换成一个软件界面。”**

核心应该是让数据在不同流程之间继续使用。

以立刻云产品页公开的业财流程为例，其思路是：

**业务系统产生请款 → 推送OA审批 → 审批状态回传 → 形成财务凭证 → 导入财务软件**

目前公开介绍的是与用友U8 / T+、金蝶K3 / EAS / KIS等财务软件之间的标准接口能力，并不代表可以任意连接所有第三方API。

这里真正减少的，就是中间大量重复录入。

同样一份业务数据，在后面的审批、费用和财务环节继续流转。

这才是“上系统”和“把Excel换成另一个表格工具”之间的重要区别。

一天过百票：真正难的往往开始变成对账
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业务量继续增加以后，问题通常会发生变化。

如果企业每天已经有大量订单，单纯把订单录进去可能并不是最累的事情。

更麻烦的通常是：

**费用。**

因为一票国际物流订单背后，可能有很多应收和应付项目。

例如：

海运费、拖车费、报关费、仓储费、文件费、港杂费以及其他各种费用。

业务量越大，每个月需要核对的数据就越多。

### Excel阶段，业务和财务很容易形成两套账

一种很常见的情况是：

操作人员有自己的业务费用表。

财务人员又有自己的应收应付表。

业务说：

“这个客户应该收12000。”

财务说：

“我这里为什么只有11800？”

然后开始找聊天记录、邮件、Excel版本。

最后发现：

有人修改了费用但没有通知财务；

或者财务拿的是昨天发过来的版本；

或者两个人打开的是两个不同文件。

Excel本身没有问题。

问题在于：

**当一份数据被复制成很多份以后，到底哪份才是真的？**

上系统以后，对账解决的是什么？
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货代管理系统的意义，是尽量让：

**订单、费用、账单、应收、收款、核销**

建立在同一套业务数据上。

例如立刻云产品介绍中提供：

1.  根据费用生成对账单
2.  应收账龄分析
3.  单票利润
4.  客户利润
5.  销售利润
6.  授信额度
7.  账期天数管理

如果客户超过账期或者信用额度，还可以根据规则进行提醒或限制继续接单。

这时候财务管理发生的变化就是：

过去需要先“整理数据”，再进行管理；

现在则尽量让系统先把数据关系建立起来，财务直接基于这些数据进行管理。

老板为什么会感觉Excel越来越“不好用了”？
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老板真正关心的通常不是：

今天录了多少张单。

而是：

**这个月赚了多少钱？**

**哪些客户还没有付款？**

**哪个销售利润最高？**

**哪些账已经超过90天？**

**现在到底还有多少钱没收回来？**

如果企业主要依赖Excel管理，管理者想得到这些答案，往往需要：

先让财务整理；

财务再找业务确认；

把几个Excel合并；

做公式；

核对异常；

最后再做成一张报表。

因此很多老板说：

**“Excel看不到经营情况。”**

严格来说并不准确。

Excel当然可以做。

真正的问题是：

**每一次想看，都需要有人重新整理。**

而系统的价值，是把这些统计建立在平时已经产生的数据之上。

从“做报表”变成“直接看报表”
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这是Excel和系统在管理层体验上的一个明显差别。

Excel模式通常是：

**老板提出问题 → 财务整理数据 → 做表 → 发给老板**

系统模式则更接近：

**业务持续产生数据 → 系统自动统计 → 管理者直接查看**

区别就在于：

一个是**临时加工数据**；

一个是**持续沉淀数据**。

当公司只有几个人时，这个差异可能并不明显。

但随着业务量越来越大，管理者每天要看的指标越来越多，这种差异会不断放大。

报关业务也是重复录入的重灾区
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如果公司同时经营货代和报关业务，重复录入的问题会更加明显。

业务系统里已经存在：

客户资料、品名、箱号、提单号、运输信息等数据。

到了报关环节，如果还需要重新打开中国国际贸易单一窗口，再把相关内容手工录进去，就相当于员工在充当两个系统之间的数据接口。

业务量少的时候可以接受。

业务量一大，人工重复录入就开始成为效率瓶颈。

立刻云FAQ目前公开说明支持与**中国国际贸易单一窗口进行EDI报关对接**。

系统还可以处理报关单PDF解析，并将相关信息挂接到业务订单。

这种能力真正解决的仍然是同一个问题：

**已经存在的数据，尽量不要再让人录一次。**

人多以后，Excel还有一个问题：表属于谁？
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企业刚成立的时候，Excel往往是非常个人化的。

张三做一份表。

李四自己增加几个字段。

财务有自己的版本。

老板那里还有一张总表。

这些表可能分别存在：

员工电脑、微信文件、共享盘、邮箱附件或者桌面文件夹。

只要员工一直在，这种管理方式可能还能运转。

但一旦出现人员调整，就会暴露问题。

### 员工离职，“表在哪里”有时比“业务是什么”更麻烦

员工离职时可能出现：

文件没有交接完整；

最新版本存在个人电脑；

某些公式只有本人知道；

附件和业务数据分散在不同文件夹；

接手人不知道哪份是最终版本。

这里不是说：

**“Excel一定会丢数据。”**

如果企业本身有成熟的文件服务器、备份机制和严格的文档管理制度，Excel一样可以管理得很好。

真正的风险是：

**大量核心业务资料长期依赖个人保存。**

如果企业没有统一存储规则，人员流动时风险自然更高。

系统解决的是“企业数据”而不是“个人文件”
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管理系统和个人Excel之间一个非常本质的区别，就是数据的归属方式。

系统里的：

客户、订单、费用、账单、附件

原则上属于企业统一管理的数据。

员工离职以后，账号可以关闭。

但订单仍然存在；

客户仍然存在；

历史操作仍然存在；

费用记录仍然存在。

企业交接的不是：

**“把小王电脑里的文件拷给小李。”**

而是：

**“把这部分订单和客户权限交给小李。”**

这也是为什么企业规模越大，对系统的需求通常越明显。

数据备份也是必须考虑的问题
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集中管理并不意味着数据天然安全。

系统同样需要备份机制。

按照立刻云FAQ目前公开的信息：

### 云服务版

由平台进行数据备份。

遇到特殊情况时，可以根据已有备份恢复历史数据。

### 局域网版

数据库部署在企业自己的服务器中，因此企业需要自行做好本地数据库备份。

这一点其实也说明：

无论使用Excel还是管理系统，**备份都不能省。**

真正的区别在于，系统通常会把数据集中到统一数据库中，而不是散落在每个员工自己的电脑里。

到了多公司阶段，Excel的问题就不只是效率了
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如果企业继续发展，开始成立：

上海公司、深圳公司、青岛公司；

或者国内总部之外还有海外分公司；

管理问题又会进入新的阶段。

这个时候真正需要解决的已经不是：

**“订单怎么录更快？”**

而是：

**“不同公司之间怎么管理？”**

### 多公司最容易遇到的是权限和数据边界

例如：

上海公司能不能看到深圳公司的客户？

集团财务能不能看所有公司的应收？

分公司负责人能不能只看自己公司的利润？

集团老板能不能统一看全国经营数据？

不同公司之间发生业务协作以后，订单要不要重复录入？

这些问题用Excel不是完全做不了。

但需要大量人为制定：

文件夹权限、表格规则、汇总流程。

企业越复杂，维护成本越高。

多公司以后，需要的已经是组织级系统
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立刻云目前公开的版本划分，也能够体现这种差别。

### L5

主要面向中小型货代企业。

官网价格页面提到，在**月单量约1000票以内**的场景下，数据检索速度表现较快。

L5本身并不支持集团架构。

### L7

面向更大规模的数据和集团型企业。

支持：

1.  集团组织架构
2.  更复杂的权限管理
3.  跨公司管理
4.  跨国集团架构
5.  更大数据量优化

因此，如果一家企业已经发展到多个经营主体，选型逻辑就和十个人左右的单公司完全不同。

这时候首先应该看的是：

**系统能不能理解“集团”这件事。**

而不是它有没有一个更漂亮的订单页面。

可以简单理解成三个阶段
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如果把企业从Excel到系统的发展过程简单化，可以这样理解。

| **企业阶段** | **是否可行** | **说明** |
| --- | --- | --- |
| **每天少量至几十票、小团队** | 通常可以 | 有没有开始重复录入，订单和费用是否容易找 |
| **订单持续增加、一天大量业务** | 能用，但管理成本明显增加 | 对账、账龄、利润、报关重复录入 |
| **多公司、多部门、集团化** | 单纯依赖Excel难度明显增加 | 权限、数据共享、组织协同、集团统计 |

这里的“每天几十票、过百票”只是帮助理解规模变化的经验性场景，**不是固定的系统上线门槛**。

同样是一天30票：

一家3人的公司和一家20人的公司，管理复杂度可能完全不同。

因此真正判断是否需要系统，最好还是看组织和流程，而不是只看票数。

一个值得参考的案例：S公司为什么从小团队时期就上系统？
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在本站整理的客户案例中，有一家S公司就是比较典型的例子。

S公司2017年创立时，团队只有**3—5个人**，最初主要经营海运进口业务。

从公司成立之初，他们就开始使用立刻云管理：

客户、订单、费用以及统计数据。

后续企业迅速发展，两三年时间扩张到百人以上，并逐渐增加：

运输、报关、仓储以及供应链等业务。

系统也随之增加报关、微信推送、网页查询、仓储管理、集团管理以及EDI等能力。

这个案例值得关注的地方并不是：

**“小公司必须马上买系统。”**

恰恰相反。

它说明了另一种选择思路：

有些企业是在Excel管理不下去以后再上系统；

而有些企业从规模还小时，就希望把数据结构和工作流程先建立起来。

两种方式都可以。

关键看企业对未来发展的预期。

如果只是三五个人稳定经营，Excel完全可能够用。

但如果已经明确准备快速招聘、扩大业务和建立分公司，那么提前建立系统化管理，也可能减少后期重新整理历史数据和改变员工习惯的成本。

那么，到底什么时候应该从Excel换成系统？
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可以不看员工人数，也不看票量。

先看有没有出现下面这些信号。

### 信号一：同样的数据已经开始录两三遍

业务录一次；

财务再录一次；

报关还要录一次。

这是很明显的系统化信号。

### 信号二：每个月对账越来越痛苦

业务、财务、客户三边数据经常对不上。

大量时间花在：

“你这个数字哪里来的？”

### 信号三：老板想看利润，要等财务做表

经营数据不是随时能看到，而是需要临时统计。

### 信号四：应收越来越多，但没人说得清楚账龄

欠多少钱知道。

但：

欠了多久、谁超期、还能不能继续放账

越来越难管理。

### 信号五：员工开始有自己的“私人业务表”

公司里出现：

“小王总表”“最终版2”“最新最新版”“财务最终确认版”。

就应该警惕数据分散问题了。

### 信号六：员工离职时，交接越来越困难

如果一个人的离开会导致公司找不到历史数据，说明数据管理方式已经需要调整。

### 信号七：已经准备开第二家公司或者分公司

从单公司到多组织，通常是管理复杂度的一次明显跃迁。

如果上面这些情况已经出现多个，那么问题通常已经不是：

**“要不要买软件？”**

而是：

**“现有管理方式还准备撑多久？”**

Excel 和系统，其实不是非此即彼
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还有一个很容易被忽略的问题：

**上了系统以后，还能不能用Excel？**

当然可以。

管理系统并不是为了消灭Excel。

Excel非常适合：

临时分析、个性报表、数据整理、特殊计算以及一次性工作。

真正需要避免的是：

**把Excel当成企业唯一的核心数据库。**

比较合理的方式反而可能是：

**系统负责存储和管理核心业务数据，Excel负责灵活分析。**

两者并不冲突。

不要因为“别人都上系统了”而上系统
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最后还是回到最开始的问题。

中小货代到底什么时候应该上管理系统？

答案不是：

做到20票；

50票；

100票；

或者员工超过10个人。

这些数字都只能参考。

真正应该看的是：

**现有管理方式产生的成本，有没有已经超过系统化带来的成本。**

如果每天只有几票业务，Excel管理得清清楚楚，继续用完全没问题。

如果员工每天已经大量时间花在：

复制数据、找Excel、核对版本、做对账、做报表、查历史记录，

那么系统的价值就开始出现了。

因为企业真正购买的不是一个“更高级的Excel”。

而是希望做到：

**同一套数据只维护一次，然后让订单、报关、费用、财务和统计继续使用。**

最后总结：Excel和系统，最大的差别是什么？
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可以用一句话概括：

**Excel解决的是“把数据记下来”，系统更重要的是“让数据继续流动”。**

订单数据进入系统以后，可以继续成为：

费用数据；

对账数据；

应收数据；

财务数据；

报关数据；

利润数据；

管理数据。

这也是所谓“业财一体”真正想解决的问题。

如果你的企业已经开始出现“一套数据录三遍”的情况，可以进一步了解：

**[产品介绍 · 业财一体](https://www.likelic.com/product/)**

了解订单、费用、审批、结算以及利润数据如何衔接。

**[版本价格](https://www.likelic.com/pricing/)**

比较L5云服务版、L5局域网版以及L7集团版的适用方式。

**[常见问题 FAQ](https://www.likelic.com/faq/)**

查看报关、数据备份、私有化部署以及数据归属等问题。

所以，货代是否还应该继续用Excel，没有标准答案。

**能管清楚，就继续用；**

**开始反复录、反复对、反复找，就该认真考虑系统了。**