# 供应商一张账单几十票，成本还要逐票录？Excel 可以批量生成应付费用

来源: https://www.likelic.com/blog/supplier-cost-batch-import.html

供应商已经把账单整理好了，为什么还要再录一遍？
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货代企业月底经常会收到各种供应商账单。

例如：

车队对账单，

报关行费用清单，

仓库月结账单，

海外代理费用表。

这些 Excel 里通常已经有：

工作号、

拖车费、

报关费、

仓储费、

操作费，

以及每票对应的金额。

但如果系统不能直接利用这张表，财务或操作人员还是要：

打开 Excel，

找到一票订单，

新增费用，

选择供应商，

输入金额，

再处理下一票。

如果一张供应商账单有 100 票业务，这种重复录入就非常耗时。

因此，立刻云提供了：

**成本批量录入-高级版。**

场景一：车队月底发来几十票拖车账单
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例如某车队月底发来一份 Excel：

| **工作号** | **提箱费** | **拖车费** | **压车费** |
| --- | --- | --- | --- |
| SH260901 | 200 | 1,800 | 0 |
| SH260902 | 200 | 2,100 | 300 |
| SH260903 | 200 | 1,650 | 0 |

过去财务需要逐票打开订单，把对应成本录进去。

现在只需要：

选择供应商，

选择币种，

导入 Excel，

系统根据“工作号”找到对应订单，

再把各项费用批量生成到应付费用中。

对于固定车队、报关行、仓库等长期供应商，效率会高很多。

场景二：供应商叫“拖车费”，系统里叫“陆运费”怎么办？
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不同供应商的账单习惯往往不一样。

同一个费用，可能出现：

拖车费，

运输费，

车费，

市内运输费。

但企业内部可能统一使用：

**陆运费。**

如果每次导入后还要人工改名称，就失去了批量导入的意义。

因此系统支持提前设置：

**供应商 Excel 中的费用名称 → 系统费用代码**

例如：

`拖车费` → `陆运费`

`车费` → `陆运费`

`市内运输费` → `陆运费`

也就是说，可以支持：

**多个外部名称，对应一个内部标准费用。**

以后再导入类似账单时，系统就可以自动转换。

场景三：供应商自己的 Excel 不需要全部重做
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这个功能还有一个比较实用的地方：

**不用要求供应商完全按照系统模板做表。**

只需要满足几个基本条件：

第一行是列名称；

其中有一列叫：

**工作号**

其他列可以保留供应商原来的费用名称。

即使表格里还有一些其他辅助字段，只要不影响核心数据，也可以继续保留。

这意味着企业不一定要反过来要求所有供应商改变原有对账单格式。

只需要在现有表格基础上稍作整理，就可以继续使用。

场景四：先预览，再正式写入成本
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成本数据不能一导入就直接落库。

所以系统在读取 Excel 后，会先把费用显示在预览界面。

财务可以检查：

费用代码，

费用名称，

数量，

金额。

如果发现某一行有问题，可以直接修改。

不需要的费用也可以删除。

确认无误以后，再点击：

**批量写入到系统。**

这样批量导入并不是“不可控地一次写进去”，而是：

**先导入、先检查、再写入。**

场景五：一个供应商一批导入，账单处理更清楚
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这个功能目前按：

**单一供应商 + 单一币种**

进行一次导入。

例如：

A 车队 CNY 账单，一次导入；

B 报关行 CNY 账单，再导入一次；

海外代理 USD 账单，再单独处理。

虽然不是把所有供应商混在一起一次导入，但这种方式反而更符合实际对账习惯。

因为企业收到的账单，本身通常就是：

**一家供应商一张表。**

这样导入以后，供应商归属和币种也会更加清晰。

从“逐票录成本”，变成“按供应商整张账单导入”
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传统成本录入流程：

**收到供应商账单**

→ 找订单

→ 新增费用

→ 选供应商

→ 输入金额

→ 下一票

使用高级成本批量录入以后，可以变成：

**收到 Excel**

→ 补充工作号列

→ 选择供应商和币种

→ 导入账单

→ 自动转换费用名称

→ 预览核对

→ 批量写入订单成本

对于月底集中处理大量供应商账单的企业来说，这类批量操作尤其有价值。

立刻云成本批量录入-高级版
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支持：

**供应商 Excel 账单直接导入**

**根据工作号匹配对应订单**

**批量生成应付费用**

**供应商费用名称自动映射系统费用代码**

**支持多个外部费用名称对应同一个系统费用**

**导入前支持预览、修改和删除**

适用于：

**车队月结账单**

**报关行费用清单**

**仓库批量费用**

**海外代理对账单**

**其他固定供应商成本录入**

目前使用时需要注意：

**每次仅处理一个供应商**

**每次仅处理一个币种**

**Excel 文件需使用 97-2003 的**`**.xls**`**格式**

对于供应商账单量较大的货代企业来说，这项功能解决的是一个很实际的问题：

**供应商已经整理好的成本，不需要再让财务重新录一遍。**