# 货代上系统一个月，现场到底会变什么？从三个真实场景看变化

来源: https://www.likelic.com/blog/what-changes-after-golive.html

货代上系统有没有用，现场其实最容易看出来
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讨论货代管理系统时，很容易陷入功能表：

有没有订单管理？

有没有对账？

有没有报关？

有没有统计？

有没有AI？

但对于真正准备上线系统的货代企业来说，更实际的问题通常是：

**“装完以后，我们每天的工作到底会有什么不一样？”**

这个问题不能只靠产品功能回答。

更应该看几个非常具体的现场变化：

以前需要人工重复录入的数据，是不是少录了？

以前每天要反复查询的状态，是不是可以自动更新？

老板想看利润，还要不要让财务临时做一张Excel？

分公司之间是不是还需要重新录一次相同订单？

员工离职以后，业务资料还会不会散落在个人电脑里？

这些才是系统上线后真正能被员工感受到的变化。

下面选三个不同阶段的客户场景来看。

先说明数据口径：

**L、U、S公司的内容来自客户案例资料，不是立刻云官网首页统一统计数据。**

其中部分企业采用代称，部分案例没有公开具体自然月份，因此本文不会自行补造“202X年X月”的统计日期，而是严格按照已有资料中的“上线后第1个月”“2017年成立后两三年”等时间口径描述。

场景一：L公司——系统上线第1个月，最先变化的是重复工作
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L公司是一家拥有二十多年历史的综合型国际物流企业。

企业拥有十余家分公司、60多个国内站点、100多家海外平台和代理，员工规模约1000人。

这种规模的物流公司，上系统解决的已经不是：

**“订单有没有地方录。”**

而是：

**1000个人怎样尽量不要重复做同一件事情。**

根据该客户案例材料，L公司引入立刻云国际物流管理系统后，在**上线后的第1个月**就反馈了明显变化。

### 客户案例记录的结果

**现场操作效率提升约50%。**

**运营成本降低约30%。**

这里必须把数字口径写清楚：

> **统计时间：系统上线后的第1个月。**

> **数据来源：L公司客户案例反馈。**

> **指标边界：现有案例材料没有进一步公开“操作效率”的分子、分母、样本岗位及具体自然月份，因此这两个比例只能作为该企业项目反馈，不能外推为所有立刻云客户上线后的平均效果。**

也就是说，不能把它写成：

**“使用立刻云一个月，所有货代效率都能提升50%。”**

这是不准确的。

更值得看的其实是：

**这50%的变化是怎么发生的。**

### 第一个变化：报关单据不用再大量人工搬运

L公司上线之后，系统能够自动获取和解析部分报关单据。

过去的操作路径可能是：

**找到文件 → 打开文件 → 查看内容 → 整理字段 → 录入系统**

变成：

**系统获取 → 自动解析 → 员工核对异常**

减少的并不是某一个“按钮”。

而是一批每天重复发生的人工动作。

对于一天只处理几票业务的团队，这种变化可能并不明显。

但对于拥有大量业务和大量操作人员的物流集团而言，同一个动作每天少做几分钟，放大到几十人、几百人后，差异就会很明显。

### 第二个变化：信息开始主动找人

大型物流公司每天最大的隐性成本之一，其实是：

**找信息。**

操作问：

货到哪里了？

财务问：

这票费用确认了吗？

客服问：

现在能不能回复客户？

管理人员问：

这个事情谁还没有处理？

过去很多工作依赖：

微信问一下；

电话确认一下；

打开系统再查一下。

L公司引入系统后，通过任务和相关信息通知机制，让业务状态能够进一步流转到对应人员。

从现场感受来说，就是：

**以前是员工不断找信息，之后逐步变成信息主动找到员工。**

这类变化往往比新增多少功能更容易产生效率差异。

场景二：U公司——海外分公司首先解决的不是效率，而是“稳定能用”
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第二个案例的情况完全不同。

U公司是一家拥有二十多年历史的国际物流企业，在中国多个港口城市以及美国、意大利、尼日利亚等地设有分公司。

其中尼日利亚分公司曾遇到一个非常现实的问题：

**网络环境无法稳定支撑集团原有系统。**

这种情况下，再讨论某个页面操作快不快，其实意义不大。

因为海外团队首先要解决的是：

**系统能不能稳定打开。**

### U公司的处理方式：直接部署到尼日利亚本地服务器

根据U公司的客户案例材料，立刻云试用版本被直接部署到了**尼日利亚分公司的本地服务器**。

这样做的核心目的，是降低日常业务对跨国网络质量的依赖。

这里也需要把案例边界说清楚：

> **实施方式：尼日利亚分公司本地服务器部署。**

> **数据来源：U公司客户案例材料。**

> **实施月份：现有案例资料未注明具体自然月，因此本文不补造日期。**

> **效果口径：案例主要描述稳定性和作业方式改善，没有公开“网络速度提升X%”等量化指标。**

所以U公司的案例不能拿来证明：

**“本地部署一定比云快多少。”**

它能证明的是：

**对于存在特殊网络环境的海外组织，本地部署可以成为一种可落地的解决方式。**

### 上线后的变化，是“能工作”之后再谈“怎么工作得更快”

系统稳定之后，U公司才进一步使用了：

集装箱数据导入；

审批流；

自定义声音提醒；

任务栏闪烁提醒；

财务凭证一键导出等能力。

其中一个很典型的变化，是财务凭证。

过去需要人工整理、制作的部分数据，可以由系统形成后直接导出。

所以U公司这个案例很有代表性：

它说明企业上系统并不一定首先追求：

**“效率提高百分之多少。”**

有时候企业最迫切的问题反而是：

**让不同国家、不同环境里的员工能够稳定使用同一套业务工具。**

只有这个基础解决以后，流程优化和自动化才有意义。

场景三：S公司——系统不是公司做大以后才上的
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第三个案例更适合回答另一个问题：

**“小货代是不是没必要上系统？”**

S公司成立于2017年。

企业刚刚创立时只有：

**3—5个人。**

主要从事海运进口业务，以木材和冻肉等集装箱运输为主。

但与很多“业务做大以后再找系统”的企业不同，S公司从创立初期就开始使用立刻云管理：

客户；

订单；

费用；

统计数据等。

从3—5人，到百人以上
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根据S公司的客户案例资料：

**2017年成立时，团队约3—5人。**

此后大约**两三年时间**，企业发展到百人以上规模。

同时业务范围从海运进口逐步拓展到：

运输；

报关；

仓储；

贸易采购；

供应链一体化服务。

这组数字同样需要明确边界：

> **起点时间：2017年公司成立。**

> **起点规模：客户案例材料描述为3—5人。**

> **发展周期：约2—3年。**

> **结果规模：百人以上。**

> **重要说明：企业增长主要来自管理团队、市场、销售能力及业务拓展等综合因素，不能把“从5人到百人”直接归因于管理系统。系统在这里承担的是管理基础设施角色，而不是企业增长的唯一原因。**

这一点很重要。

否则很容易把客户案例写成：

**“用了立刻云，所以企业从5个人变成100个人。”**

这显然不是一个严谨的因果关系。

S公司的价值在于：业务增长以后，没有重新推翻管理方式
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S公司案例真正值得参考的地方，是：

**系统从企业很小时就开始使用。**

所以后来企业扩张以后，不需要从大量散乱Excel重新开始整理数据。

企业规模增加后，系统也逐渐增加：

报关；

微信推送；

网页查询；

仓储；

集团管理；

EDI数据回填；

仓库数据同步等能力。

这里能看到一种比较典型的企业数字化路径：

### 3—5人时

先管好：

**客户、订单、费用。**

### 几十人时

开始关注：

**流程、协作、通知、对账。**

### 百人以后

进一步关注：

**分公司、数据共享、集团权限、自动接口。**

也就是说，系统本身并不会让公司自动变大。

但当公司真的开始快速增长时：

**有没有一套已经建立好的数据和流程基础，差异会逐渐显现出来。**

三个案例其实对应三种完全不同的“上系统价值”
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把L、U、S三个场景放在一起，会发现它们并不是同一种故事。

| **企业场景** | **上系统前的核心问题** | **上线后的主要变化** | **可引用口径** |
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| **L公司** | 千人规模下重复操作、信息协同成本高 | 单据自动化、信息流转、整体作业优化 | 上线后第1个月：操作效率约 +50%，运营成本约 -30%；为单一客户案例反馈 |
| **U公司** | 海外分公司网络环境影响系统使用 | 本地服务器部署，提高使用稳定性，再优化集装箱和财务流程 | 有本地部署事实；无公开百分比和具体自然月 |
| **S公司** | 初创企业需要建立标准管理基础 | 系统随企业从基础业务扩展到集团及EDI协同 | 2017年约3—5人；约2—3年后百人以上；不能把企业增长全部归因于系统 |

所以“货代上系统有没有用”，其实不能只用一个百分比回答。

不同企业上系统时，解决的问题完全不同。

小企业看到的变化，可能只是“少录一次”
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一个5人的货代团队上线之后，最直接的感受可能不是宏大的“数字化转型”。

而是：

订单录完费用直接带出来；

客户资料不用每票重新填；

以前三个Excel现在只维护一套；

老板自己就能查利润。

看起来都是小变化。

但这些变化每天都在发生。

中型企业看到的变化，通常是“流程开始统一”
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企业发展到几十人以后，更大的问题通常变成：

为什么A操作这么做，B操作又是另一种做法？

为什么上海团队和深圳团队的表格不一样？

为什么财务每个月都要追着业务确认费用？

这个阶段系统的价值开始从：

**工具**

变成：

**流程。**

订单进入系统以后，后面哪些人处理、哪些费用需要确认、哪些事项需要审批，都逐渐形成统一规则。

大型集团看到的变化，是“信息能不能在组织里流动”
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企业到几百甚至上千人以后，员工个人快一点已经不是最主要的问题。

组织效率越来越取决于：

**信息跨部门、跨公司流动的速度。**

如果一个状态变化需要经过：

操作 → 客服 → 销售 → 财务 → 客户

五次人工转述，那么每个员工即使都很努力，整体效率仍然会受到影响。

这个阶段真正重要的是：

**系统能不能让同一套数据直接进入下一个流程。**

这也是L公司案例中更值得关注的部分。

上线以后，老板通常最先感受到什么？
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对于管理层而言，最直观的变化往往不是录单速度。

而是：

**以前要问人的数据，现在可以自己看。**

例如：

业务量；

应收金额；

账龄；

订单利润；

客户利润；

销售利润；

到账情况。

如果这些数据原本分散在员工自己的Excel里，老板每次想看经营情况，都需要先找财务或者业务整理。

系统上线后，如果日常业务数据本身已经在统一管理，那么统计就可以基于现有数据直接形成。

现场真正改变的是：

**从“让人做报表”，逐步变成“直接看数据”。**

财务最容易感受到的是“少对几遍”
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货代业务和财务天然高度关联。

一票订单背后可能有：

应收客户；

应付供应商；

不同币种；

不同费用项目；

开票；

收款；

付款；

核销。

如果业务和财务是两套数据，就很容易出现：

业务说一个数字；

财务手里是另一个数字。

所以很多企业上系统后，一个非常典型的变化就是：

**对账的工作从“重新整理”逐步转成“核对异常”。**

这是两个完全不同的工作方式。

前者是：

从头把数据再做一次。

后者是：

系统已经把大部分数据整理好，人只处理有问题的部分。

操作人员最容易感受到的是“少查、少录、少问”
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对于一线员工来说，系统有没有价值其实非常简单。

每天工作结束时看看：

今天是不是少做了一些机械操作。

例如：

同一份托书是不是少录一次；

报关数据是不是少录一次；

状态是不是不用自己反复查询；

附件是不是不用到聊天记录里寻找；

相关人员是不是不用一个个通知。

如果这些动作确实减少，员工自然能感受到效率变化。

如果系统上线以后：

原来的Excel还要继续填；

系统还要再填一遍；

财务仍然要重新录；

那就不是提效，反而是增加了一套工作。

所以系统上线真正应该减少的是：

**重复劳动。**

所以上了系统，到底有没有用？
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把三个案例放在一起，可以得到一个比较现实的答案：

**有用与否，不取决于软件装没装，而取决于它有没有改变原来的工作方式。**

L公司上线后第1个月能够反馈明显的效率和成本变化，是因为大量单据处理和信息流转方式发生了改变。

U公司首先解决的是海外网络环境下系统稳定可用的问题，然后才继续优化财务和业务流程。

S公司则从只有3—5人时就建立系统化管理，并让系统伴随组织扩展到百人规模。

它们分别对应：

**效率问题、环境问题、成长问题。**

这比简单说：

“货代上系统可以提高效率”

要具体得多。

最后：真正值得观察的是“一个月后还有多少工作需要手工做”
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判断系统有没有价值，其实可以不用看复杂指标。

上线一个月以后，直接问员工几个问题：

以前需要录三遍的数据，现在还要录几遍？

以前每天查询10次的状态，现在还要人工查几次？

以前月底对账要三天，现在还要多久？

以前老板要利润表必须找财务，现在能不能自己看到？

以前员工离职要复制一堆Excel，现在是不是交接账号和权限就可以？

如果这些事情正在减少，那么系统已经开始产生价值。

如果一套系统上线以后，只是多了一个需要员工填写的地方，却没有减少任何旧工作，那么不管功能有多少，都很难叫真正的数字化。

**货代上系统真正应该发生的变化，不是电脑里多一个软件图标，而是现场少一些重复录入、少一些人工查询、少一些来回确认，让数据自己流到下一步。**

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**数据说明：本文中的L、U、S公司数据来自对应客户案例材料；官网首页及关于我们页面的数据则按照各页面公开口径单独引用。两类数据不可互相替代，也不将单一客户案例效果外推为所有客户的平均效果。**