功能详解
立刻云货代系统—电子文档功能的使用说明

立刻云货代系统—电子文档功能的使用说明

一、名词解释

1、电子文档

电子文档是立刻云系统内的一项功能,通过电子文档功能,可以将跟单票订单相关的所有电子文档,如:PDF、JPG、WORD、EXCEL,甚至是压缩包、视频等文件,存储到对应的订单下。

注:主要推荐存储JPG格式(存储界面右侧可预览),其次是PDF格式,其他格式也可以存储。

 

2、文档类别

文档类别是立刻云系统内,用于存储每票订单相关电子文档的分类标准,默认含:操作、报关、财务,3大类,系统管理员可以自定义更多分类。

注:支持对文档类别进行权限设置,给不同权限的人员授予不同文档类别的存储、查看权限。

 

3、文件类型

文件类型是对电子文档功能下存储的每一个文件具体属性的标记,比如:报关单、签收单、货物照片等等,特别推荐针对JPG和PDF进行文件类型的标记,其他文件格式可根据本公司需要决定是否要进行文件类型的标记。

注:JPG和PDF进行文件类型的标记后,后续可以选配外网查询、微信推送等功能,允许客户查询下载。

 

二、立刻云货代系统内大致有3种方式可以打开电子文档功能

第一种:依次点击【文档】-【电子文档】,然后输入需要存放文档资料的订单工作号或其他号码,点击【检索】按钮。如图(1)

图(1)

第二种:也可以依次点击【订单】—【订单中心】,选中需要录入电子文档资料的订单,然后点击上方的【电子文档】按钮。如图(2)

图(2)

第三种:还可以在某个具体的订单中,点击上方的【电子文档】按钮。如图(3)

图(3)

三、接下来,我们演示如何使用电子文档功能,大致有4种方式

首先,第一种方式:点击①【扫描设置】按钮,设置好对应的扫描设备。

需要注意的是,选购的扫描仪一定要支持TWAIN驱动。比如我们本次演示所使用的扫描仪型号为:HP LaserJet Pro MFP M226dn 激光多功能一体机,支持单页扫描和多页连续扫描。

设置好扫描仪后,再去点击②【扫描文档】按钮即可完成扫描,之后点击③【保存】按钮,完成电子文档的存储。如图(4)

图(4)

第二种方式:点击【文件导入】按钮,可以选择导入文件的路径,导入相关的电子文件,导入支持所有类型的文件格式,但单个文件大小不可以大于20MB。这里的“文件导入时启用图片优化和导入后删除原文件”两个选项,可以根据需要勾选后,再点击【文件导入】按钮。如图(5)


图(5)

上方的【文件类型】可以方便我们对导入的文件类型进行分类,比如:签收单、报关单等,也可以在文件导入之后,再逐条选择文件所对应的类型,后续如果开通外网查询功能时,可以将PDF和JPG格式的电子文档,通过文件类型这一选项对外展示。如图(6)

图(6)

第三种方式:还可以批量导入某个文件夹内的所有文档,点击框中的三个点,选中需要的文件夹,将多个文件放置于此文件夹内,然后点击【批量导入】按钮,这里注意,批量导入后,会删除此文件夹内的所有文件。如图(7)

 图(7)

第四种方式,从电脑上复制一个文件,然后点击【粘贴文件】按钮,可以直接粘贴此文件到系统中。如图(8)

图(8)

另外,点击【下载全部文件】按钮,还可以把立刻云系统中的电子文档下载到本地电脑上,默认下载到软件安装目录下的“Temp\Eledoc”,需要注意的是:在下载某一票时,上一次下载的文件会被自动清空。如图(9)、图(10)

图(9)

图(10)

点击上方①【进入归档模式】,再点击②【录入归档号】按钮,录入编号后点击③【保存】按钮,可以将不同的文档类别进行归档,点击④【归档历史查询】,可以通过归档号进行查询。如图(11)

图(11)

 以下是对应的视频介绍: