自定义推送，让货代业务自动提醒、自动通知、自动跟进

货代每天有很多工作，其实不是“难”，而是“容易忘”

国际物流的日常工作里，有很多事情并不复杂。

例如：

货物已经报关，要通知客户；

货物已经放行，要通知相关人员；

车辆已经提货，要把签收单发给客服；

司机上传了签收单，要转给客户；

预计送货时间已经过去，但签收单还没有回来，要提醒客服追一下；

车辆正在运输中，每隔几个小时还要给客户更新一次位置。

这些事情单独看都很简单。

真正麻烦的是：

每天有几十票、上百票订单时，谁来记住每一票应该在什么时候做什么？

很多物流企业最后只能依赖员工自己记。

电脑旁贴便利贴；

Excel做颜色标记；

微信群里发一句“这个别忘了”；

日历设提醒；

或者每天打开订单逐票检查。

问题也就随之出现：

忙的时候容易忘；

交接以后新人不知道；

不同员工执行标准不一样；

客户有没有收到通知，也缺少统一记录。

立刻云的自定义推送功能，就是针对这类场景设计的。

它解决的并不是“再增加一个消息提醒”。

而是：

当业务满足某种条件时，让系统按照企业提前设定好的规则，自动完成后续动作。

从“员工记得做”，变成“条件到了系统自己做”

自定义推送的逻辑其实很简单。

企业先告诉系统：

什么情况下触发？

然后再告诉系统：

触发以后做什么？

例如：

当业务状态变成“已放行”

→ 自动给指定人员发送邮件。

或者：

当签收单上传成功

→ 自动把签收单作为附件发给客户。

甚至：

预计送货时间已经过去24小时，但仍然没有签收单

→ 每天固定时间提醒对应客服。

所以它更像是给业务流程增加了一套：

“如果……那么……”

自动执行规则。

员工不需要每天反复检查所有订单。

系统会根据业务数据自己判断：

现在是不是该做这件事了。

场景一：报关了、放行了，系统自动通知

这是国际物流中非常典型的一个场景。

一票订单从接单到最终完成，中间会经历很多状态。

例如：

已订舱；

已报关；

已放行；

已提货；

运输中；

操作完成。

这些状态的变化，往往意味着某个人下一步需要开始工作，或者需要把最新情况告诉客户。

传统方式通常是：

操作人员修改状态；

然后打开邮箱；

找到客户；

重新写一封邮件；

把订单号、提单号等信息复制进去；

发送。

如果一天只有几票，这并不麻烦。

但如果每天几十票业务，通知本身就会形成大量重复工作。

状态变化，可以直接成为推送条件

在立刻云中，可以把：

“业务状态发生变化”

本身设定为触发条件。

例如设置：

业务状态 = 已报关

当订单状态进入“已报关”时，系统就可以自动按照预设内容向指定邮箱发送通知。

同样还可以继续增加：

业务状态 = 已放行

于是现场工作方式就从：

员工看到状态变化 → 想起来要通知 → 手工写邮件

变成：

员工更新状态 → 系统自动通知。

邮件标题和正文还可以调用订单中的系统字段。

也就是说，每一封邮件并不是完全一样的固定通知，而是可以自动带入相应订单的信息。

真正减少的是员工反复：

找客户、复制数据、写邮件、点发送。

场景二：不只是发通知，还可以自动把业务单据一起发出去

有时候客户或者内部人员需要的不只是一句：

“货已经提了。”

还需要一份正式的业务文件。

例如：

签收单。

立刻云自定义推送可以进一步调用系统中已经设置好的打印模板。

举个实际应用场景。

企业可以设定：

当空运出口订单的业务状态变成“已提货”时，

自动把系统中已经设定好的带二维码签收单模板发送给对应客服。

这里同时用了多个条件：

状态必须是“已提货”；

同时：

业务类型必须是空运出口。

只有同时满足条件的订单，才会执行这条推送计划。

这意味着系统不是简单地：

“状态变了就发一封固定邮件。”

而是可以根据不同业务场景，建立更加具体的自动化规则。

场景三：签收单上传以后，自动发给对应人员

签收单是物流业务中一个非常典型的文件。

过去的流程可能是：

司机把签收单拍照发给操作；

操作下载；

上传到订单；

然后再通过邮件或者微信转给客户。

同一张图片会在人之间来回传递好几次。

通过立刻云自定义推送，可以把这个流程进一步缩短。

企业可以设定：

当某票订单成功上传一份文件类型为“签收单”的图片或者PDF时，

系统立即自动发送邮件，并把刚刚上传的签收单作为邮件附件一起发送。

于是操作人员只需要完成一件事：

把签收单上传到正确的订单。

后面的通知动作，由系统继续完成。

外部人员甚至可以直接扫码上传

这个场景还可以继续往前延伸。

签收单并不一定需要内部员工上传。

根据实际配置，外部人员还可以通过微信扫码方式上传文件：

不用安装立刻云APP，

也不需要知道系统账号和密码。

例如司机或者相关现场人员完成签收后：

扫码；

上传照片；

文件进入订单；

系统识别到“签收单”文件已经存在；

继续执行对应推送计划。

整个过程进一步减少人工转发。

这类自动化的价值，不在于某一个环节快了几秒钟。

而是：

文件一旦进入系统，就可以继续驱动后面的工作。

场景四：有签收单会自动发，没有签收单也会自动催

真正的业务管理不能只关注：

“事情已经发生了怎么办。”

还应该关注：

“本来应该发生，但没有发生怎么办。”

例如企业规定：

货物送达以后24小时内必须上传签收单。

过去想管理这件事，客服可能需要每天打开订单逐票检查：

哪些已经送货？

哪些应该有签收单？

哪些还没有上传？

然后再去催。

业务量大以后，这种检查本身就很耗时间。

系统可以主动找出“该有但还没有”的订单

自定义推送可以把：

“未上传某类文件”

作为条件。

例如：

预计送货后24小时仍然没有“签收单”。

系统每天11:30自动把符合条件的订单汇总起来，发送给对应客服。

邮件里可以直接形成订单列表。

于是客服每天收到的不是：

所有订单。

而是：

今天真正需要处理的异常订单。

这其实体现了自定义推送更重要的一层价值：

不是提醒员工关注更多信息，而是帮助员工过滤信息。

从“每天检查所有订单”，变成“只处理异常订单”

这一点对于业务量较大的物流企业尤其重要。

假设一名客服手里有200票订单。

如果每天为了防止遗漏，需要把200票全部检查一次，效率一定不会高。

更合理的工作方式应该是：

正常订单由系统继续运行；

只有：

签收单没有回来；

状态长期没有变化；

某个日期马上到期；

某个条件出现异常，

系统才把这些订单挑出来。

员工真正需要处理的是：

异常。

而不是不断确认：

正常业务是不是还正常。

这也是系统自动化与普通消息提醒之间的重要区别。

场景五：运输过程中，每隔2小时自动告诉客户车辆在哪里

物流客户经常问的一句话是：

“车到哪里了？”

尤其是时效要求比较高的运输业务。

如果客户每问一次：

客服找操作；

操作查车辆；

再回复客服；

客服再回复客户，

一次查询就产生了多个人之间的信息传递。

如果重要客户每天查询很多次，实际占用的工作量并不少。

可以按客户、状态和时间建立自动位置推送

立刻云自定义推送可以进一步结合车辆定位信息。

例如企业可以针对某个指定客户设置：

当订单业务状态进入：

“运输中”

之后：

从每天7:00开始，每隔2小时自动发送一次车辆当前位置。

直到订单状态离开“运输中”，停止继续发送。

整个逻辑变成：

进入运输中 → 自动开始推送

运输过程中 → 定时更新

运输结束 → 自动停止

客户不需要不断询问。

员工也不用每隔几个小时手工截图或者回复位置。

客户服务可以从“被动回答”，逐渐变成“主动告知”

很多物流公司的客服工作模式是：

客户问什么，我回答什么。

这当然没有问题。

但更好的服务体验通常是：

客户还没问，信息已经到了。

报关完成，系统通知；

放行完成，系统通知；

车辆运输中，定时更新；

签收单出来，自动发送。

客户得到的信息会更加持续、及时。

对于企业内部来说，也减少了大量：

“帮我查一下。”

“到哪里了？”

“签收单有了吗？”

这样的重复沟通。

所以自定义推送不仅是内部提效功能。

它同样可以成为一种：

客户服务自动化能力。

场景六：重要的事情，不一定发邮件，也可以直接放到员工首页

推送不一定意味着：

发邮件。

企业内部还有一种很典型的问题：

重要订单太多，员工不知道今天应该先看什么。

如果所有订单都混在订单列表里，需要员工自己：

筛选；

排序；

设置条件；

再寻找重点。

对于每天大量处理业务的操作人员来说，这也是一种信息负担。

满足条件的订单，可以自动进入“数据看板”

立刻云自定义推送支持将符合条件的数据直接推送到系统起始页的：

数据看板。

例如企业可以设置：

当订单状态变成“操作完成”时，

自动进入首页某个关注主题。

首页可以显示：

符合条件的订单数量；

对应订单清单；

企业自己定义的重要字段。

同时还可以限定：

哪些用户可以看到这组数据。

这意味着每个岗位进入系统以后，首先看到的不一定是所有业务。

而可以是：

“我现在最应该关注的业务。”

自定义推送真正重要的不是“发邮件”

看完这些场景以后，会发现：

如果把自定义推送理解成：

“一个自动发邮件的工具”

其实低估了它。

它真正能够建立的是一种：

事件驱动的工作方式。

系统持续观察订单。

当某个事情发生：

状态变化；

文件上传；

日期到达；

条件满足；

就自动触发下一步动作。

这个动作可以是：

发送邮件；

发送附件；

调用打印模板；

汇总异常订单；

发送车辆位置；

推送到首页数据看板。

所以核心不是：

Push。

而是：

Trigger + Action。

即：

条件触发 + 自动执行。

一票订单，可以建立自己的自动化流程

如果把前面的几个场景串在一起，一票业务甚至可以形成这样的过程：

第一步：完成报关

业务状态改为：

已报关

→ 系统自动发送报关完成通知。

第二步：完成放行

业务状态进入：

已放行

→ 系统自动发送放行通知。

第三步：车辆开始运输

业务状态变成：

运输中

→ 系统每隔2小时自动向客户更新车辆位置。

第四步：到货签收

现场人员扫码上传：

签收单

→ 系统自动把签收单作为邮件附件发给相关人员。

第五步：如果一直没有签收单

超过企业规定时间：

→ 系统自动汇总异常订单并提醒客服追踪。

整个过程中，员工真正要做的越来越集中在：

处理业务本身。

而不是：

记住下一步该通知谁。

为什么“自定义”很重要？

物流企业最大的特点之一就是：

每家公司工作方式都不完全一样。

有些公司要求：

放行必须通知客户。

有些公司只通知销售。

有些客户要求每2小时更新一次车辆位置。

有些客户完全不需要。

有些订单24小时没有签收单就算异常。

有些企业允许48小时。

所以如果系统把所有自动化流程写死，实际很难适应不同公司的管理方式。

自定义推送的思路则是：

由企业自己定义：

什么条件触发；

筛选哪些订单；

什么时候执行；

推送给谁；

邮件写什么；

带什么附件；

是否重复执行。

系统提供的是规则能力。

企业决定规则怎么用。

从“靠人记住流程”，到“把流程写进系统”

很多公司的管理规定其实都写在：

制度；

SOP；

员工手册；

培训文档

里面。

例如：

“送货后24小时必须回签收单。”

规定写得很清楚。

但真正执行的时候，还是需要员工记得。

自定义推送做的事情，是把一部分管理规则从：

文档里的要求

变成：

系统里的执行规则。

例如：

制度写：

签收后24小时内必须上传签收单。

系统规则就可以对应：

超过24小时仍没有签收单 → 自动提醒。

这两者结合以后，企业的流程标准化才更容易真正落地。

对管理者来说，推送记录也很重要

自动化还有一个传统人工通知比较难做到的优势：

留下记录。

员工自己发邮件时，管理者可能很难快速知道：

到底有没有发？

什么时候发的？

系统自定义推送则提供推送记录。

企业可以进一步查询：

哪些计划已经执行；

哪些消息已经推送；

对应的订单是什么。

这对于企业检查流程执行情况，也具有实际价值。

不是所有事情都应该自动推送

自定义推送同样不是设置得越多越好。

如果一个员工每天收到几百封系统邮件，很快就会出现新的问题：

信息过载。

所以真正合理的配置应该是：

普通信息尽量不打扰；

重要节点自动通知；

异常事项重点提醒；

客户真正关心的状态主动推送；

同类异常尽量汇总后发送。

例如签收单未上传的场景，就不一定需要：

一票订单发一封邮件。

完全可以每天固定时间，把所有异常订单：

合成一封邮件。

让员工收到的是一张待办清单。

这比几十封提醒邮件更加有效。

自定义推送，本质上是在给企业增加“自动执行规则”

以前很多软件的工作模式是：

人打开系统 → 人查询 → 人判断 → 人执行。

而自定义推送让其中一部分工作变成：

系统监测 → 系统判断 → 自动执行 → 人处理结果或异常。

这也是立刻云近年来在业务自动化方向持续扩展的一类能力。

它并不是替代员工处理所有业务。

更现实的目标是：

把那些规则明确、重复频繁、容易遗漏的事情，尽可能交给系统。

员工则把精力放到：

异常判断；

客户沟通；

业务协调；

决策

这些真正需要人的工作上。

六个典型场景，一张表看懂

这六个案例只是比较容易理解的应用方式。

真正使用时，企业还可以根据自己的订单字段、状态、日期、客户以及业务类型继续组合条件。

最后：让员工少记一点，让系统多做一点

对于货代企业来说，效率提升未必一定来自一个非常复杂的大功能。

很多时候，员工真正消耗时间的是每天重复几十次的小动作：

查状态；

发通知；

复制订单号；

找邮箱；

发附件；

催签收单；

查车辆位置；

检查异常订单。

每件事可能只有几分钟。

但当：

业务量 × 员工数量 × 工作天数

不断累积以后，就是非常可观的工作量。

立刻云自定义推送希望解决的，就是这些高度重复、规则明确的工作。

让：

状态变化，系统自动通知；

文件上传，系统自动发送；

文件没上传，系统主动提醒；

车辆在运输，系统定时汇报；

重点订单出现，系统自动放到首页。

最终把员工的工作方式，从：

“我今天还有什么事情不能忘？”

逐渐变成：

“系统已经把需要我处理的事情送到我面前。”

对于国际物流企业来说，这也许才是业务自动化最实际的意义。

查看具体配置教程

如果希望进一步了解不同场景如何配置，可以查看立刻云官网对应教程：

订单业务状态发生变化时推送

适用于已报关、已放行等状态变化后的自动通知。

自动推送订单打印模板

适用于签收单、业务单据等模板自动发送。

签收单上传后自动推送

上传签收单后自动发送邮件及附件。

签收单超时未上传提醒

自动发现异常订单并定时提醒客服。

车辆位置定时推送

运输过程中按设定时间主动向客户推送车辆位置。

重点数据推送至首页数据看板

将符合条件的订单自动加入员工重点关注区域。

如果你的企业现在仍有大量业务依赖员工人工检查、人工通知和人工催办，那么自定义推送真正值得关注的，不是“能不能发一封邮件”，而是：

哪些原本需要人盯着的事情，可以开始交给系统盯。